Willkommen zu unserem Excel-Projekt "Bewerbungsübersicht"
Hier sehen Sie das fertige Projekt:
Das Projekt bietet einen einfachen Einstieg in die Arbeit mit Excel. Sie werden mit einer ausführlichen Anleitung, welche um viele Abbildungen ergänzt wird, mit den einzelnen Arbeitsschritten vertraut gemacht. Am Ende des Projekts haben Sie ein Übersicht über Ihre Bewerbungen, die Sie auch bei der Agentur für Arbeit oder der ARGE als Nachweis vorlegen können
.
Die Inhalte im Einzelnen:
- Excel-Arbeitsmappe gestalten und einrichten
- Spalten, Zeilen und Zellen formatieren
- Sortierfunktionen
- Zeilen aus- und einblenden
- Autofilter verwenden
- Seite zum Druck aufbereiten
Wir wünschen Ihnen viel Vergnügen!
Was möchten Sie jetzt tun?
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1.Schritt: Grundgerüst erstellen
=> Starten Sie Excel 2003
=> Zuerst werden wir die Texteinträge für unsere Tabelle vornehmen
=> Schreiben Sie in die Zelle "A1" die Überschrift: "Schriftliche Bewerbungen"
=> Schreiben Sie in die Zelle "A2" Ihren Namen
=> Schreiben Sie in die Zelle "A3" den Eintrag "Kundennummer"
=> Falls vorhanden, können Sie hier Ihre Kundennummer bei der Agentur für Arbeit bzw. ARGE eintragen
=> Schreiben Sie in die Zelle "B5" den Eintrag "Datum"
=> Schreiben Sie in die Zelle "C5" die Bezeichnung "Quelle"
=> Schreiben Sie in die Zelle "D5" den Eintrag "Position"
=> Schreiben Sie in die Zelle "E5" den Eintrag "Firma"
=> Schreiben Sie in die Zelle "F5" den Eintrag "Tel.-Nr."
=> Schreiben Sie in Zelle "G5" die Bezeichnung "Ansprechpartner"
=> Schreiben Sie in Zelle "H5" Den Eintrag "Bemerkungen"
=> Schreiben Sie in Zelle "A6" die Zahl "1"
=> Schreiben Sie in Zelle "A7" die Zahl "2"
=> Nun wollen wir die Nummerierung in Spalte "A" erweitern
=> Klicken Sie hierzu in Zelle "A6" => Halten Sie jetzt die linke Maustaste gedrückt
=> Erweitern Sie die Markierung auf "A7"
=> Nun bringen Sie den Mauszeiger auf die rechte untere Ecke dieser Markierung (Ziehpunkt)
=> Der Mauszeiger ändert sein Aussehen zu einem "+"
=> Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Maus in Richtung unterer Bildschirmrand
=> Neben den "+" erscheint nun eine kleine Info-Box mit der gerade erzeugten Nummer
=> Erweitern Sie die Markierung nach unten bis Sie die eingeblendete Zahl "25" erkennen
=> Jetzt lassen Sie die Maustaste los
=> Excel hat jetzt automatisch eine Zahlenreihe in Ihre Tabelle eingefügt (Auto-Ausfüll-Funktion)
=> Damit haben Sie die Grundeintragungen für Ihr Formular beendet
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2.Schritt: Formular formatieren
=> Klicken Sie in die Zelle "A1" => Halten Sie die linke Maustaste gedrückt
=> Markieren Sie jetzt den Bereich bis zur Zelle "H1"
=> Jetzt klicken Sie auf das Symbol "Verbinden und Zentrieren" in der Symbolleiste
=> Dadurch werden die Zellen A1 bis H1 verbunden und die Überschrift steht zentriert in der neuen Zelle
=> Markieren Sie diese Zelle mit einem Klick in die Zelle
=> Nun klicken Sie auf das Menü "Format" => Ein Auswahlfenster erscheint
=> Hier klicken Sie auf den Eintrag "Zellen"
=> Das Dialogfenster "Zellen formatieren" erscheint
=> Wählen Sie hier das Register "Schrift" => Unter "Schriftart" stellen Sie "Tahoma" ein
=> Bei "Schriftschnitt" wählen Sie "Fett" => Bei "Schriftgrad" stellen Sie "12" ein
=> Bestätigen Sie mit Klick auf "OK"
=> Wiederholen Sie diese Vorgänge für die Zeilen 2 und 3 Ihrer Übersicht
=> Nun klicken Sie bitte in die Zelle "B5" => Sie halten die linke Maustaste gedrückt
=> Markieren Sie bis zur Zelle "H5"
=> Jetzt klicken Sie wieder auf das Menü "Format"
=> Im Auswahlfenster klicken Sie wieder auf "Zellen"
=> Wählen Sie im Dialogfenster "Zellen formatieren" das Register "Schrift"
=> Unter "Schriftart" stellen Sie "Tahoma" ein => Bei "Schriftschnitt" klicken Sie auf "Fett"
=> Bei "Schriftgrad" wählen Sie "10"
=> Jetzt Markieren Sie den Zellbereich "A6" bis "H30" und wiederholen Sie die Arbeitsschritte von eben
=> Für diesen Bereich stellen Sie "Tahoma" und Schriftgrad "10" ein
=> Die vorbereitenden Aufgaben sind damit nahezu erledigt!
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3.Schritt: Formular mit Rahmen versehen
=> Dazu klicken Sie in die Zelle "A5"
=> Sie halten die linke Maustaste gedrückt und markieren den Zellbereich bis "H30"
=> Nun klicken Sie auf den Auswahlpfeil rechts neben dem Symbol "Rahmen" in der Symbolleiste
=> Ein kleines Auswahlfenster erscheint => Hier klicken Sie auf das Symbol "Alle Rahmenlinien"
=> Ihre Tabelle erhält damit ein Raster im markierten Bereich
=> Nun klicken Sie auf das Symbol "Dicke Rahmenlinien" => Damit erhält die Tabelle eine "dicke" Umrandung
=> Nun markieren Sie den Zellbereich von "A5" bis "H5"
=> Jetzt klicken Sie wieder auf das Auswahldreieck rechts neben dem Symbol "Rahmen" in der Symbolleiste
=> Im kleinen Auswahlfenster klicken Sie wieder auf das Symbol "Dicke Rahmenlinien"
=> Jetzt kümmern wir uns noch um die Eintragungen "Ansprechpartner" und "Bemerkungen"
=> Diese passen nicht in die normale Spalte hinein
=> Bringen Sie den Mauszeiger genau zwischen die Spaltenköpfe "G" und "H"
=> Der Mauszeiger ändert sein Aussehen
=> Jetzt machen Sie einen Doppelklick in den Zwischenraum
=> Die Spalte wird dadurch auf die optimale Breite eingestellt
=> Wiederholen Sie diesen Vorgang auch für die Spalte "Bemerkungen"
=> Hier in den Zwischenraum von "H" und "I"
=> Auch für die Spalte "A" mit der Nummerierung kann jetzt die Breite optimal eingestellt werden
=> Hier klicken Sie in den Zwischenraum von "A" und "B"
=> So sieht das fertige Formular (ohne Ihre eigenen Inhalte) jetzt aus - und sollte schon einmal gespeichert werden
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=> Füllen Sie jetzt bitte tatsächliche (oder zu Übungszwecken fiktive) Inhalte zumindest in die Zeilen 6 bis 10
=> Achten Sie dabei bitte darauf, dass zumindest einmal in der Spalte H ein längerer Text steht
=> Der Text sollte über die Spaltenbreite hinausgehen (siehe Abbildung unten)
=> Warum, erfahren Sie im nächsten Schritt
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5. Schritt: Zellen formatieren
=> Sie haben jetzt eine Übersicht Ihrer Bewerbungen in Ihrem Formular.
=> Sie werden festgestellt haben, dass die Spaltenbreite nicht immer dem Inhalt angepasst ist.
=> Das werden wir jetzt erledigen:
=> Klicken Sie in den Spaltenkopf "B" (ganz oben) => Die gesamte Spalte "B" wird dadurch markiert
=> Nun klicken Sie auf das Menü "Format" => Ein Auswahlmenü wird geöffnet
=> Hier zeigen Sie auf den Eintrag "Spalte"
=> Ein weiteres Menü erscheint => Hier klicken Sie auf den Eintrag "Optimale Breite festlegen"
=> Die Spaltenbreite ändert sich und passt sich dem längsten Eintrag in der Spalte "B" an
=> In der Spalte "H" haben Sie einen Text eingegeben, der zu lang für diese Spalte ist. Hier die Lösung:
=> Klicken Sie in diese "überlange" Zelle (im Beispiel "H8")
=> Nun klicken Sie auf das Menü "Format" => Das Auswahlfenster von eben öffnet sich wieder
=> Hier klicken Sie auf den Eintrag "Zellen"
=> Das Dialogfenster "Zellen formatieren" erscheint => Hier wählen Sie das Register "Ausrichtung"
=> Unter Textsteuerung aktivieren Sie "Zeilenumbruch" => Bestätigen Sie mit "OK"
=> Der Text in dieser Zelle wird jetzt, bei gleichbleibender Spaltenbreite, auf mehrere Zeilen umgebrochen
=> Damit die Formatierung nicht für jeden Einzelfall angepasst werden muss, folgt jetzt noch ein weiterer Schritt
=> Markieren Sie den Zellbereich von "B6" bis "H30"
=> Klicken Sie dann auf das Menü "Format" => Im Auswahlfenster wieder auf "Zellen" => Register "Ausrichtung"
=> Unter Textausrichtung stellen Sie folgende Werte ein: "Horizontal" => "Links (Einzug)" => Unter "Vertikal" => "Oben"
=> Unter "Zeilenumbruch" aktivieren Sie das Kontrollfeld => Bestätigen Sie wieder mit "OK"
=> Nun folgt ein letzter Formatierungsschritt
=> Klicken Sie dazu in den Spaltenkopf "A" => Die Spalte "A" wird dadurch markiert
=> Nun klicken Sie wieder auf das Menü "Format" => Im Auswahlfenster auf "Zellen"
=> Im Dialogfenster wählen Sie das Register "Ausrichtung" => Hier stellen Sie unter "Horizontal" - "Rechts" ein
=> Unter "Vertikal" stellen Sie "Oben" ein => Mit "OK" bestätigen
=> Jetzt ist die Formatierung abgeschlossen => Ihre Tabelle sieht jetzt so aus:
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=> Bisher sind die Daten so sortiert, wie sie von Ihnen eingegeben wurden.
=> Sie können jederzeit eine neue Sortierung wählen
=> Klicken Sie auf eine beliebige, beschriftete Zelle innerhalb der Tabelle (Achtung: Klicken Sie keine leere Zelle an!)
=> Klicken Sie nun auf das Menü "Daten" => Ein Auswahlfenster öffnet sich => Hier klicken Sie auf den Eintrag "Sortieren"
=> Das Dialogfenster "Sortieren" wird angezeigt => Hier aktivieren Sie unter Datenbereich "Liste enthält Überschrift" mit einem Klick
=> Anschließend wählen Sie über den Listenpfeil unter "Sortieren nach" den entsprechenden Begriff aus der Überschriftenzeile aus.
=> Wählen Sie jetzt noch die Sortierung (Auf- oder Absteigend)
=> Bei umfangreichen Arbeitsmappen können Sie in den darunter liegenden Zeilen weitere Sortierkriterien festlegen
=> Mit Klick auf "OK" wird Ihre Tabelle, entsprechend Ihren Vorgaben, umsortiert (im Beispiel nach "Firma" alphabetisch geordnet)
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=> Das vorbereitete Formular hat 25 vorgesehene Zeilen
=> Wenn Sie nicht alle Zeilen ausgefüllt haben, können Sie die Leerzeilen für einen Ausdruck unterdrücken
=> Dazu stellen wir Ihnen zwei Varianten zur Auswahl vor:
=> Variante 1: Einsatz des "Autofilters"
=> Klicken Sie in ein beliebiges Feld innerhalb der Tabelle
=> Nun klicken Sie auf das Menü "Daten" => Ein Auswahlmenü wird eingeblendet
=> Hier zeigen Sie mit der Maus auf den Eintrag "Filter" => Ein zusätzliches Auswahlmenü erscheint
=> Hier klicken Sie auf den Eintrag "Autofilter"
=> Neben jedem Begriff in der Zeile mit den Überschriften erscheint jetzt ein Auswahlpfeil
=> Klicken Sie jetzt z.B. auf den Auswahlpfeil neben Datum => Ein Auswahlmenü wird eingeblendet
=> Hier können Sie mit einem Mausklick Filterkriterien festlegen
=> Klicken Sie nun auf "Nichtleere" => Alle Zeilen ohne ausgefülltes Datumsfeld werden jetzt nicht mehr angezeigt
=> Um die komplette Arbeitsmappe wiederherzustellen klicken Sie auf das Menü "Daten" => "Filter" => "Autofilter" deaktivieren
=> Die Auswahlpfeile sind jetzt wieder verschwunden
Variante 2: "Zellen ausblenden"
=> Klick in den Zeilenkopf der ersten leeren Zeile (Im Beispiel: 17)
=> Halten Sie nun die linke Maustaste gedrückt => Markieren Sie die Zeilenköpfe der leeren Zeilen
=> Nun klicken Sie auf das Menü "Format" => Im Auswahlmenü zeigen Sie mit der Maus auf den Eintrag "Zeile"
=> Ein weiteres Auswahlmenü erscheint => Hier klicken Sie auf den Eintrag "Ausblenden"
=> Die markierten Leerzeilen werden jetzt ausgeblendet und nicht mehr angezeigt
=> So stellen Sie die komplette Arbeitsmappe wieder her:
=> Klick auf den Zeilenkopf der letzten ausgefüllten Zeile (im Beispiel: 10)
=> Die linke Maustaste gedrückthalten und den nächsten Zeilenkopf (im Beispiel: 26) mitmarkieren
=> Jetzt klicken Sie wieder auf das Menü "Format" => Eintrag "Zeile"
=> Und im nächsten Auswahlmenü auf "Einblenden"
=> Jetzt kann die Seite zum Druck vorbereitet werden (nächster Schritt)
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8. Schritt: Ausdruck vorbereiten
=> Damit der Ausdruck schön präsentiert werden kann, sind noch ein paar letzte Einstellungen nötig
=> Markieren Sie zuerst den Bereich, der gedruckt werden soll
=> Nun klicken Sie auf das Menü "Datei" => Ein Auswahlmenü wird eingeblendet
=> Hier zeigen Sie auf den Eintrag "Druckbereich" => Ein weiteres Auswahlmenü erscheint
=> Hier klicken Sie auf "Druckbereich festlegen"
=> Nun klicken Sie nochmals auf das Menü "Datei" => Im Auswahlmenü klicken Sie auf "Seite einrichten"
=> Das Dialogfenster "Seite einrichten" wird eingeblendet
=> Im Register "Papierformat" stellen Sie unter Orientierung "Querformat" ein
=> Unter Skalierung "Anpassen 1 Seite breit und 1 Seite hoch"
=> Wechseln Sie jetzt auf das Register "Seitenränder"
=> Hier können Sie die Seite durch Anklicken unten horizontal und vertikal auf der Seite zentrieren.
=> Durch einen abschließenden Klick auf "Seitenansicht" können Sie alles noch einmal kontrollieren.
=> Beenden Sie die Vorschau durch Klick auf "Schließen"
=> Fertig - Sie können Ihr Ergebnis ausdrucken und Ihre Tabelle abspeichern
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