Willkommen zu unserem Excel-Projekt "Datenbank"


Hier sehen Sie das fertige Projekt:

Das Projekt bietet einen Einstieg in die Erstellung von Datenbanken mit Excel. Sie werden mit einer ausführlichen Anleitung, welche um viele Abbildungen ergänzt wird, mit den einzelnen Arbeitsschritten vertraut gemacht. Wir erstellen eine Datenbank für einen kleinen Verein. Natürlich lassen sich auf gleiche Weise auch Kurs-Teilnehmerlisten erstellen und verwalten.

Die Inhalte im Überblick

  • Datenbanken vorbereiten
  • Datenbanken erstellen
  • Arbeiten mit Eingabemasken
  • Auto-Filterfunktion nutzen
  • Daten in einer Datenbank sortieren

Wir wünschen Ihnen viel Vergnügen!


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1. Schritt: Vorüberlegung: Was soll die Datenbank können?

=> Ehe man an die Erstellung einer Datenbank geht, muss klar sein, für welche Zwecke die Datenbank erstellt wird

=> Je nach späterer Verwendung sind unterschiedliche Inhalte denkbar, welche in das Design der Datenbank eingehen müssen

=> Nachträgliche Änderungen führen oft zu einem hohen Aufwand und können durch ein paar Vorüberlegungen vermieden werden

=> Die Spalten einer Datenbank bezeichnet man als "Datenfelder"

=> Die Überschriften über den Spalten heißen "Feldnamen"

=> Die Einträge in den Zeilen einer Datenbank werden mit "Datensatz" bezeichnet

=> Um nachträgliche Änderungen zu vermeiden müssen im Vorfeld möglichst alle benötigten Datenfelder festgelegt werden

=> HINWEIS: Wenn Sie "richtige" Datenbanken erstellen, sollten Sie aus Sicherheitsgründen nur mit Kopien dieser Datenbank arbeiten

=> HINWEIS: Um Datenbanken funktionsfähig zu halten, sollten Sie auf überflüssige Formatierungen verzichten

=> HINWEIS: Leerzeilen zwischen Feldnamen und Datensätzen führen zu Problemen => Bitte hier keine Leerzeilen einfügen!

=> Wir wollen nun eine kleine Datenbank mit Vereinsmitgliedern erstellen

=> Starten Sie jetzt Excel und übernehmen Sie nachstehende Feldnamen für die jeweiligen Datenfelder

=> Der Eintrag "G" im Datenfeld "H" steht für "Geschlecht"

=> Wenn Sie unsere Datenbank als Datenquelle für einen Word-Serienbrief verwenden möchten, ist dieses Datenfeld wichtig

=> Im Serienbrief können Sie damit die richtige Anrede (Herr/Frau) steuern

=> Sie sehen, es macht sehr viel Sinn vor der Datenbankerstellung über deren Verwendung nachzudenken

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2. Schritt: Dateneingabe mit der Eingabemaske

=> Zuerst markieren Sie die Feldnamen

=> Jetzt öffnen Sie das Menü "Daten" mit einem Doppelklick => Das ganze Auswahlfenster wird dadurch geöffnet

=> Im Auswahlmenü klicken Sie auf den Eintrag "Maske" => Es erscheint ein Abfragefenster

=> Hier klicken Sie auf "OK", da der von Ihnen markierte Bereich unsere Überschriften enthält

=> Nun öffnet sich die Eingabemaske => Ihre Feldnamen sind hier übernommen worden

=> Nach jedem Feldnamen finden Sie ein Eingabefeld => Klicken Sie jetzt in das Eingabefeld "Nr."

=> Die Einfügemarke blinkt jetzt hier

=> Hier können Sie jetzt Ihre Datensätze eingeben => Zwischen den Eingabefeldern wechseln Sie einfach mit der "Tab"-Taste

=> Wenn Sie einen Datensatz erfasst haben, klicken Sie auf "Neu"

=> Dadurch wird Ihr gerade erfasster Datensatz in Ihre Datenbank übernommen und eine neue, leere Maske wird geöffnet

=> Wenn Sie den letzten Datensatz erfasst haben, beenden Sie die Eingabe mit einem Klick auf "Schließen"

=> Die Maske verschwindet dadurch

=> Geben Sie nun ein paar Datensätze in Ihre Datenbank ein

=> Sie sehen an unserem Beispiel, dass die Straßennamen über die Spalte hinaus reichen und von der Spalte "PLZ" verdeckt werden

=> Diese Einträge sind nicht mehr voll sichtbar => Wir wollen jetzt alle Spalten auf die optimale Breite bringen

=> Markieren Sie dazu die Spaltenköpfe "A" bis "H"

=> Die Spaltenköpfe ändern dadurch ihre Farbe => Jetzt zeigen Sie mit der Maus zwischen die Spaltenköpfe "H" und "I"

=> Der Mauszeiger ändert sein Aussehen (siehe oben) => Jetzt machen Sie einen Doppelklick genau an diese Stelle

=> Jetzt besitzen alle Spalten eine optimale Breite und alle Einträge sind voll zu sehen

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3. Schritt: Datenbank optisch anpassen

=> Wir wollen jetzt Rahmenlinien um unsere Datenbank legen

=> Markieren Sie dazu den Zellbereich von "A1" bis "H7"

=> Jetzt klicken Sie auf das kleine Auswahldreieck, rechts neben dem Symbol "Rahmen"

=> Im Auswahlfenster klicken Sie auf "Alle Rahmenlinien"

=> Ihre Datenbank erhält dadurch ein druckbares Raster und sollte jetzt so aussehen:

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4. Schritt: Daten filtern

=> Wir wollen jetzt mit unserer Datenbank arbeiten => Zuerst wollen wir uns unsere Vereinsmitglieder aus "Musterstadt" ansehen

=> Dazu verwenden wir den "Auto-Filter" von Excel

=> Klicken Sie in eine Zelle Ihrer Datenbank => Öffnen Sie dann das Menü "Daten"

=> Hier zeigen Sie auf den Eintrag "Filter"

=> Ein weiteres Auswahlfenster wird geöffnet => Hier klicken Sie auf den Eintrag "AutoFilter"

=> Nun erscheinen neben den Feldnamen "Auswahldreiecke"

=> Ein Klick auf ein Auswahldreieck öffnet eine Liste mit den Einträgen der Spalte

=> Ein Klick auf einen Eintrag filtert alle Datensätze mit dem gewählten Eintrag aus der Datenbank

=> In unserem Beispiel finden wir zwei Einträge in "Musterstadt" => Der aktivierte Filter wird mit einem blauen Dreieck markiert

=> Sie können mehrere Filter miteinander kombinieren (z.B.: Frauen in Musterstadt)

=> Um die Filterfunktion abzustellen klicken Sie auf das jeweilige Auswahldreieck => Im Auswahlfenster klicken Sie auf "Alle"

=> Jetzt werden wieder alle Einträge angezeigt

=> Um die Filterfunktion ganz abzuschalten klicken Sie wieder in das Menü "Daten"

=> Hier zeigen Sie auf den Eintrag "Filter" => Im Auswahlfenster deaktivieren den "AutoFilter" mit einem Mausklick

=> Ihre Datenbank wird wieder vollständig angezeigt => Die Auswahldreiecke sind verschwunden

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5. Schritt: Daten sortieren

=> Sie können die Datensätze in Ihrer Datenbank auch sortieren lassen

=> Eine Sortierung nach Postleitzahlen kann bei größeren Briefsendungen viel Geld sparen

=> Eine Sortierung nach dem Alphabet kann das Auffinden von Datensätzen erleichtern

=> Die Sortier-Funktion finden Sie auch im Menü "Daten" => Hier klicken Sie auf den Eintrag "Sortieren"

=> Jetzt erscheint das Dialogfenster "Sortieren"

=> Hier können Sie verschieden Sortier-Kriterien wählen und auch miteinander kombinieren

=> Ein Klick auf "OK" sortiert Ihre Datenbank entsprechend Ihren Einstellungen um

=> Um die ursprüngliche Form wieder herzustellen, sortieren Sie nach der Nummer neu um

=> Jetzt speichern Sie bitte Ihre Datenbank ab

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Glückwunsch: Sie haben Ihr Projekt erfolgreich beendet


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