Willkommen zu unserem Excel-Projekt "Stundenabrechnung"
Hier sehen Sie das fertige Projekt:
Das Projekt bietet einen Einstieg in die Berechnung von Zeitabschnitten mit Excel. Sie werden mit einer ausführlichen Anleitung, welche um viele Abbildungen ergänzt wird, mit den einzelnen Arbeitsschritten vertraut gemacht.
Die Inhalte im Einzelnen:
- Tabellenblätter gruppieren
- Stundenberechnung mit Excel
- Autosumme
- Benutzerdefinierte Zahlenformate
Wir wünschen Ihnen viel Vergnügen!
1. Schritt: Die Tabelle vorbereiten
=> Wir wollen unsere Stundenabrechnung für ein ganzes Kalenderjahr - 12 Monate - anlegen
=> Da eine Excel-Standardmappe nur drei Tabellenblätter enthält, müssen wir jetzt zusätzliche Tabellenblätter einfügen
=> Öffnen Sie eine neue Excel Arbeitsmappe => Hier fügen Sie neun weitere Tabellenblätter in die Mappe ein
=> Dazu klicken Sie auf das Menü "Einfügen" => Ein Auswahlfenster wird angezeigt
=> Hier klicken Sie auf den Eintrag "Tabellenblatt" => Eine neue Tabelle ("Tabelle 4") wird eingefügt
=> Jetzt können Sie mit der Taste "F4" die restlichen Tabellenblätter hinzufügen
=> HINWEIS: Die Taste "F4" wiederholt immer den zuletzt eingegeben Befehl (hier: Tabellenblatt einfügen)
=> Als nächstes wollen wir die Blattregister umbenennen => Sie sollen die Monatsnamen erhalten
=> Doppelklicken Sie auf das erste Blattregister => Die Schrift wird dadurch schwarz markiert
=> Jetzt können Sie das Tabellenblatt umbenennen in „Januar“
=> Wiederholen Sie diesen Schritt für alle anderen Register bis „Dezember“
=> Um die Arbeit mit den Stundenabrechnungen zu vereinfachen werden wir die Tabellenblätter gruppieren
=> Dadurch können wir alle Tabellenblätter gleichzeitig bearbeiten und müssen die Abrechnung nicht auf jedem Blatt neu erstellen
=> Dazu klicken Sie auf das Register „Januar“ => Nun halten Sie die „Umschalttaste“ gedrückt
=> Dann klicken Sie auf das Register „Dezember“ => Alle Register ändern ihre Farbe in "Weiß"
=> In der Titelleiste wird der Zusatz „Gruppe“ angezeigt
=> Jetzt erzeugen wir mit der Eingabe in ein Tabellenblatt automatisch Kopien in allen anderen Tabellen
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2. Schritt: Tabelle beschriften und formatieren
=> In „B2“ tragen Sie bitte die Tabellenüberschrift „Stundenabrechnung“ ein
=> „B3“ erhält den Eintrag „Datum“
=> In „C3“ tippen Sie “Anfang“ ein
=> „D3“ erhält den Eintrag „Ende“
=> „E3“ wird mit „Std. / Min“ bezeichnet
=> Nun werden wir die Überschriften in "Fett" formatieren einmitten
=> Dazu markieren Sie bitte die Zellen „B2“ bis „E3“ mit gedrückter linker Maustaste
=> Dann klicken Sie auf das Symbol „Fett“
=> Als nächstes soll die Überschrift eingemittet werden
=> Dazu markieren sie die Zellen „B2“ bis „E2“ und klicken dann auf das Symbol "Verbinden und zentrieren" in der Symbolleiste
=> Jetzt fehlen noch folgende Eintragungen
=> In „B24“ tippen Sie „Gesamtstunden“ ein
=> „B25“ erhält den Eintrag „Stundenlohn“
=> „B26“ wird mit „Gesamtlohn“ beschriftet
=> Nun wollen wir noch den unteren Teil unserer Stundenabrechnung formatieren
=> Dazu markieren Sie bitte den Zellbereich von „B24“ bis „E24“
=> Nun halten Sie die „Umschalt“-Taste gedrückt
=> Jetzt markieren Sie noch den Zellbereich von „B26“ bis „E26“
=> Der markierte Bereich wird jetzt „Fett“ formatiert
=> Zusätzlich fügen Sie nun Rahmenlinien „Oben“ und „Unten“ hinzu
=> In die Zelle „E25“ tragen Sie bitte den Stundenlohnsatz von „10“ ein
=> Nun erweitern Sie die Markierung mit gedrückter linker Maustaste auf "E26"
=> Mit dem Symbol "Euro" in der zweiten Symbolleiste stellen Sie nun die Währung für den markierten Zellbereich ein
=> Ihre Tabelle sieht jetzt so aus:
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3. Schritt: Zellen für die Stundenberechnung formatieren
=> Markieren Sie nun den Zellbereich von „C4“ bis „D23“
=> Klicken Sie dann auf das Menü „Format“ => Ein Auswahlfenster wird eingeblendet
=> Hier klicken Sie auf den Eintrag „Zellen“
=> Das Dialogfenster "Zellen formatieren" wird geöffnet
=> Wechseln Sie in das Register „Zahlen“ => Hier klicken Sie unter Kategorie „Uhrzeit“ an
=> Unter "Typ" stellen Sie das Format „hh:mm“ ein
=> Die Eingabe bestätigen Sie mit einem Klick auf „OK“
=> Nun markieren Sie den Zellbereich von „E4“ bis „E24“
=> Sie klicken wieder auf das Menü „Format“ und im Auswahlfenster nochmals auf den Eintrag „Zellen“
=> Das Dialogfenster "Zellen formatieren" wird wieder eingeblendet
=> Wir brauchen nun wieder das Register „Zahlen“
=> Unter "Kategorie" klicken Sie jetzt auf „Benutzerdefiniert“
=> Unter „Typ“ geben Sie das Format „[h].mm "Std"“ ein
=> Sie bestätigen die Eingabe wieder mit einem Klick auf „OK“
=> Jetzt wird in der Spalte "E" der Stundenbetrag, ohne voran stehende „0“ angezeigt
=> Die Uhrzeiteingabe erfolgt im Format „Stundenuhrzeit:Minutenzeit“
=> Bei vollen Stunden genügt hier die Eingabe der „Stundenzahl:“
=> HINWEIS: Über das Dialogfenster "Zellen formatieren" lassen sich viele Zelleinstellungen beeinflussen => Ausprobieren
=> HINWEIS: Zahlenformate möglichst nicht von "Hand" eintragen, sondern über das Register "Zahlen" in obigem Dialogfenster
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4. Schritt: Rechenformeln eintragen
=> In die Zelle „E4“ tragen Sie nun die Rechenformel „=D4-C4“ ein
=> Danach drücken Sie die "Enter"-Taste
=> Jetzt klicken Sie wieder in "E4"
=> Sie bringen den Mauszeiger auf "Ziehpunkt" der Markierung unten rechts
=> Der Mauszeiger ändert seine Form zu einem "+"
=> Nun kopieren Sie die Formel von „E5“ bis „E23“ durch ziehen mit der Maus nach unten
=> Jetzt klicken Sie in die Zelle „E24“
=> Hier aktivieren Sie die Funktion „Autosumme“ mit einem Klick auf das Symbol "Autosumme" in der ersten Symbolleiste
=> Excel markiert den Bereich an der addiert werden soll
=> Sie prüfen diesen Bereich, und passen ihn ggf. an (mit gedrückter linker Maustaste)
=> Wenn der vorgeschlagene Bereich OK ist, bestätigen Sie mit "Enter"
=> Excel addiert automatisch den markierten Bereich und zeigt jetzt "0,00" an
=> Nun wollen wir noch die Gesamtstundenlohn in Zelle „E26“ berechnen
=> Hier tragen wir die Rechenformel: „=E24*E25*24“ ein
=> Excel berechnet eine Stunde mit 1/24 deshalb ist die Multiplikation mit 24 notwendig
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5. Schritt: Rahmenlinien hinzufügen
=> Markieren Sie nun den Zellbereich von „B4“ bis „E23“ => Dann klicken Sie wieder auf das Menü „Format“
=> In dem Auswahlfenster klicken Sie auf den Eintrag "Zellen“
=> Es erscheint wieder das Dialogfenster "Zellen formatieren"
=> Hier wechseln wir mit einem Klick auf das Register „Rahmen“
=> Unter "Linien" wählen Sie zuerst die Art der Linie mit einem Klick aus
=> Dann stellen Sie über den Auswahlpfeil" unter "Farbe" die von Ihnen gewünschte Linienfarbe ein
=> Die Rahmenlinien können Sie jetzt mit einem „Klick“ ins Vorschaufenster übernehmen
=> HINWEIS: Sie können mit einem Klick hier auch Rahmenlinien verschwinden lassen => Ausprobieren!
=> Mit Klick auf „OK“ bestätigen
=> Nun können Sie die Spaltentitel markieren und weitere Rahmenlinien zuweisen (s. o.)
=> HINWEIS: Im Register "Rahmen" können Sie viele Varianten wählen => Ausprobieren!
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6. Schritt: Gruppierung der Tabellenblätter aufheben
=> Machen Sie einen „Rechtsklick“ auf beliebiges Register => Ein Kontextmenü wird eingeblendet
=> Hier klicken Sie auf den Eintrag „Gruppierung aufheben“ => Die Tabellenblätter werden entkoppelt
=> Jetzt kann die Stundenabrechnung für jeden Monat eingesetzt werden
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7. Schritt: Stundenabrechnung speichern und Excel beenden
=> Klicken Sie auf das Menü "Datei" => Im Auswahlfenster machen Sie einen Klick auf den Eintrag "Speichern unter"
=> Das Dialogfenster "Speichern unter" erscheint
=> Hier wählen Sie den Speicherort für Ihre Stundenabrechnung (z.B. Ordner "S-L-Z_Übungen")
=> Öffnen Sie den Unterordner "Excel" mit einem Doppelklick
=> Speichern Sie die Mappe unter der Bezeichnung "Stundenabrechnung" ab
=> Nun können Sie Excel mit einem Klick auf das Symbol "Schließen", ganz oben rechts in der Titelleiste, schließen
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