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Willkommen zu unserem Word-Projekt "Serienbrief"


Hier sehen Sie das fertige Projekt:

Das Projekt bietet einen einfachen Einstieg in die Arbeit mit Serienbriefen und wendet sich eher an Fortgeschrittene. Sie werden mit einer ausführlichen Anleitung, welche um viele Abbildungen ergänzt wird, mit den einzelnen Arbeitsschritten vertraut gemacht. Für den Serienbrief benötigen Sie als Basis den Geschäftsbriefkopf aus unserem entsprechenden Projekt. In unserem Beispiel wollen wir als Autoteile-Großhändler ein Angebot an unsere Händler versenden. Dieses Angebot soll persönlich verfasst sein. Wie das mit Word in einem Serienbrief zu machen ist, erfahren Sie auf den nächsten Seiten.

Die Inhalte im Einzelnen:

  • Schritte der Serienbrieferstellung
  • Datenbankerstellung
  • Seriendruckfelder
  • Bedingungsfelder
  • Seriendruck

Wir wünschen Ihnen viel Vergnügen!


Was möchten Sie jetzt tun?

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1. Schritt: Word starten

=> Doppelklicken Sie mit der linken Maustaste auf das Symbol auf dem Desktop => Word wird gestartet

=> Der Titel "Dokument 1" wird in der blauen Titelleiste am oberen Fensterrand angezeigt

=> Die Einfügemarke blinkt auf dem Dokument oben links

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2. Schritt: Word einrichten

=> Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche "Optionen für Symbolleisten" (ganz rechts in der Symbolleiste)

=> Ein Auswahlfenster wird eingeblendet => Hier klicken Sie auf den Eintrag "Schaltflächen in zwei Reihen anzeigen"

=> Dadurch werden die Symbolleisten in zwei Reihen angezeigt

=> Jetzt blenden wir noch die Symbolleiste "Zeichnen" ein => Dazu klicken Sie auf das Menü "Ansicht" => Auswahlfenster erscheint

=> Mit der Maus zeigen Sie auf den Eintrag "Symbolleisten" zeigen => Auswahlfenster wird eingeblendet

=> Hier klicken Sie auf den Eintrag "Zeichnen" am unteren Ende des Fensters

=> Die Symbolleiste "Zeichnen" wird am unteren Bildschirmrand eingeblendet

=> Jetzt lassen wir uns noch den Aufgabenbereich ausblenden

=> Dazu klicken Sie auf das Symbol "Schließen", rechts neben "Erste Schritte"

=> Der Aufgabenbereich ist jetzt geschlossen => Word ist für unser Projekt einsatzbereit

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3. Schritt: Serienbrieferstellung vorbereiten

=> Öffnen Sie das Menü „Extras“ => Im Auswahlfenster zeigen Sie auf den Eintrag: „Briefe und Sendungen“

=> Ein weiteres Auswahlfenster erscheint

=> Hier klicken Sie auf den Eintrag Serienbrieferstellung

=> Der Seriendruck-Assistent wird am rechten Bildschirmrand eingeblendet => Dieser wird Sie durch die Serienbrieferstellung begleiten

=> Im ersten Schritt ist unter „Wählen Sie einen Dokumenttyp“ die Dokumentart "Briefe" bereits voreingestellt

=> Hier brauchen Sie keine Änderungen vornehmen

=> Sie klicken am unteren Fensterrand auf "Weiter: Dokument wird gestartet"

=> Dadurch öffnet sich Schritt 2 des Assistenten

=> Hier klicken Sie auf den Eintrag "Mit vorhandenem Dokument beginnen" => Danach klicken Sie auf die Schaltfläche "Öffnen"

=> Das Dialogfenster "Öffnen" wird angezeigt => Hier können Sie die gewünschte Datei suchen

=> Wir suchen uns die "Geschäftsbriefvorlage" welche wir bereits erstellt und abgespeichert haben

=> Wenn Sie diese gefunden haben machen Sie einen Klick auf das Dokument "Geschäftsbriefvorlage"

=> Datei wird dadurch markiert => Nun klicken Sie auf "Öffnen" => Unser Geschäftsbrief wird geöffnet

=> Nun klicken Sie auf "Weiter: Empfänger wählen" im Assistent rechts unten

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4. Schritt: Empfängerliste erstellen

=> Es öffnet sich Schritt 3 des Assistenten => Unter "Empfänger wählen" klicken Sie auf den Eintrag "Neue Liste eingeben"

=> Dann klicken Sie auf den Eintrag: „Erstellen"

=> Das Dialogfenster "Neue Adressliste" mit Standardeinträgen wird eingeblendet => Sie klicken hier auf den Eintrag "Anpassen"

=> Dadurch gelangen Sie in das Dialogfenster "Adressliste anpassen"

=> Hier können Sie unerwünschte Einträge aus der Adressliste entfernen => Man benötigt selten alle vorgeschlagenen Bestandteile

=> Dazu muss der unerwünschte Eintrag mit einem Klick markiert werden

=> Ein Klick auf "Löschen" löscht den markierten Eintrag aus der Liste

=> Das Löschen von Einträgen müssen Sie mit einem Klick auf "OK" bestätigen

=> Mit den Schaltflächen "Nach oben" und "Nach unten" kann ein markierter Eintrag entsprechend in der Liste verschoben werden

=> Markierte Einträge können auch mit Schaltfläche "Umbenennen" umbenannt werden

=> Mit Schaltfläche "Hinzufügen" können zusätzliche Einträge erzeugt werden

=> Wir übernehmen folgende Bezeichnungen: Titel; Vorname; Nachname; Firmenname; Adresszeile 1; Ort; und Postleitzahl

=> Nach der Bearbeitung der Liste müssen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf "OK" bestätigen

=> Ein neues Dialogfenster "Neue Adressliste" mit unserer Auswahl erscheint

=> Hier tragen Sie bitte Ihre Adressinformationen für mindestens drei Adressen ein

=> Sie können mit der "Tab"-Taste von Zeile zu Zeile weiterschalten

=> Nach dem Ausfüllen der Liste wird Ihr Eintrag mit einem Klick auf die Schaltfläche "Neuer Eintrag" in die Adressliste übernommen

=> Ein neues, leeres Eingabeformular wir angezeigt, hier können Sie den nächsten Datensatz erfassen

=> Zum Beenden der Adresseingabe klicken Sie auf die Schaltfläche "Schließen"

=> Dadurch wird das Dialogfenster "Adressliste speichern" eingeblendet

=> Hier sollten Sie jetzt den Speicherort Ihrer Adressliste einstellen (Ordner "Word")

=> Vergeben Sie einen eindeutigen Dateinamen (Bsp.: "adressen_1") => Dann klicken Sie auf "Speichern"

=> Jetzt erscheint das Dialogfenster "Seriendruckempfänger"

=> Mit den "Auswahldreiecken" in der Empfängerliste, vor den Rubriknamen, können Sie Filterfunktionen einstellen

=> Mit den "Häkchen" vor den den Namen können Einträge für den Seriendruck aktiviert/deaktiviert werden

=> Sie sollten hier Ihre Auswahl prüfen => Mit einem Klick auf "OK" können Sie diese bestätigen

=> Jetzt klicken Sie auf "Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief" im Assistenten unten rechts

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5. Schritt: Seriendruckfelder einfügen

=> Es öffnet sich Schritt 4 des Assistenten

=> Klicken Sie nun in das Textfeld für den Adresseintrag auf dem Geschäftsbriefkopf => Einfügemarke blinkt jetzt hier

=> Nun bringen Sie die Einfügemarke auf die richtige Position für die erste Adresszeile

=> Zwei Zeilen sollten nach Norm eigentlich frei bleiben!

=> Dann klicken Sie auf das Symbol "Seriendruckfelder einfügen" in der Symbolleiste "Seriendruck"

=> Das Dialogfenster "Seriendruckfelder einfügen" wird eingeblendet => Mit einem Klick wählen Sie das gewünschte Feld aus

=> Zuerst wählen Sie den "Firmennamen" und markieren diesen => Dann klicken Sie auf die Schaltfläche "Einfügen"

=> Das Seriendruckfeld "Firmenname" wird in das Adressfenster übernommen

=> Nun klicken Sie auf die Schaltfläche "Schließen" => Das Dialogfenster wird ausgeblendet

=> Mit einer "Enter"-Schaltung bringen Sie die Einfügemarke jetzt unter das gerade eingefügte Seriendruckfeld

=> Für die "Anrede" im Anschriftenbereich müssen wir jetzt eine Bedingung einfügen

=> Wenn der "Titel" gleich "Herr" ist, dann soll als Anrede "Herrn" erscheinen, falls nicht, dann soll "Frau" dort stehen

=> Solche Textformate kann man recht einfach mit "Bedingungsfeldern" festlegen

=> Ein Bedingungsfeld erhalten wir über die Schaltfläche "Bedingungsfeld einfügen" in der Symbolleiste

=> Nach einem Klick auf diese Schaltfläche öffnet sich ein Auswahlmenü => Hier klicken Sie bitte auf "Wenn ... Dann ... Sonst ..."

=> Es erscheint das Dialogfenster "Bedingungsfeld einfügen: WENN"

=> Hier übernehmen Sie bitte obige Eintragungen und bestätigen sie dann mit einem Klick auf "OK"

=> Jetzt können Sie weitere Seriendruckfelder einfügen

=> Nach dem Einfügen eines Druckfelds müssen Sie das Dialogfenster schließen um die Einfügemarke zu versetzen

=> Zwischen den einzelnen Seriendruckfeldern in einer Zeile dürfen Sie eine "Leerschaltung" nicht vergessen

=> Nach dem Sie alle benötigten Seriendruckfelder eingefügt haben, schließen Sie das Dialogfenster mit Klick auf "Schließen"

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6. Schritt: Bedingungsfeld einfügen

=> Für die Anrede im Brief muss ebenfalls ein "Bedingungsfeld" eingefügt werden

=> Wenn die Anrede (Titel) gleich "Frau" ist, dann soll "Sehr geehrte" erscheinen

=> Falls die Anrede gleich "Herr" ist, dann soll "Sehr geehrter" eingefügt werden

=> Hier hilft uns wieder ein "Bedingungsfeld" weiter

=> Tippen Sie zuerst einen "Betreff" und dann die Anredezeile "Sehr geehrte" in Ihren Geschäftsbrief ein

=> Die Einfügemarke blinkt direkt hinter "Sehr geehrte"

=> Dann klicken Sie auf die Schaltfläche "Bedingungsfeld einfügen" in der Symbolleiste "Seriendruck"

=> Es öffnet sich ein Auswahlmenü => Hier klicken Sie auf Eintrag "Wenn...Dann...Sonst..."

=> Das Dialogfenster "Bedingungsfeld "Wenn" wird eingeblendet

=> Hier können Sie jetzt die Bedingung für die korrekte Anrede festlegen

=> "Wenn" der "Feldname" "Titel" "Gleich" "Frau" ist, dann soll dieser Text "" (leer) eingefügt werden

=> Der "Feldname" und "Vergleich" können über die Auswahldreiecke eingestellt werden

=> Unter "Verglichen mit" eintippen Sie bitte "Frau" ein

=> Im Feld "Dann diesen Text einfügen" erfolgt kein Eintrag => Hier soll "geehrte" ja so stehen bleiben

=> Im Feld "Sonst diesen Text einfügen" tragen Sie bitte ein "r" ein

=> Word fügt jetzt ein "r" zur Anrede hinzu, falls die Anrede nicht "Frau" ist => Bei der Anrede "Herr" also "geehrter"

=> Jetzt fügen Sie noch die Seriendruckfelder "Titel" für die Anrede "Herr" oder "Frau" ein und das Feld "Nachname"

=> Jetzt formatieren Sie noch den "Betreff" in Fettschift

=> Damit haben Sie jetzt eine persönliche Anrede in Ihren Geschäftsbrief eingefügt

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7. Schritt: Brieftext persönlich gestalten

=> Wir wollen den Brieftext noch ein wenig persönlicher gestalten

=> In unserem Beispiel wollen wir unser Angebot an den "Wohnort" des Empfängers schicken

=> Dazu erfassen wir zunächst unseren Angebotstext

=> An der Stelle, an welcher der Wohnort erscheinen soll, fügen wir jetzt noch das Seriendruckfeld "Ort" ein

=> Klicken Sie jetzt auf "Weiter: Vorschau auf Ihre Briefe" unten rechts im Assistenten

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8. Schritt: Die Briefvorschau und der Seriendruck

=> Im nächsten Schritt können Sie die Briefe vor dem Ausdruck nochmals durchsehen

=> Im Seriendruck-Assistent können Sie mit den "Pfeiltasten" unter "Vorschau auf Ihre Briefe" die Briefe durchblättern

=> Unter "Änderungen vornehmen" können Sie die Empfängerliste bearbeiten und einzelne Empfänger ausschließen

=> Mit Klick auf "Weiter: Seriendruck beenden" gelangen Sie zum letzten Schritt des Seriendruck-Assistenten

=> Im Seriendruck-Assistent wird jetzt der Bereich "Seriendruck beenden" angezeigt

=> Unter "Zusammenführen" können Sie nochmals "Individuelle Briefe bearbeiten"

=> Oder die Option "Drucken" mit einem Klick auswählen

=> Dann öffnet sich das Abfragefenster "Seriendruck an Drucker" in dem Sie eine Datensatzauswahl vornehmen können

=> Treffen Sie hier die gewünschte Auswahl und bestätigen Sie mit Klick auf "OK" => Der Druckauftrag wird ausgeführt

=> Im Dialogfenster "Drucken" prüfen Sie nochmals die Einstellungen und bestätigen wieder mit Klick auf "OK"

=> Speichern Sie jetzt Ihren Serienbrief in Ihrem Ordner ab

=> Öffnen Sie bitte jetzt wieder diesen Ordner => Sie finden hier jetzt Ihre Word-Datei und eine Access-Datenbank

=> Diese enthält die Adressinformationen die Sie bei der Erstellung des Serienbriefs angelegt haben

=> Diese Datenbank wird automatisch von Word erzeugt

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Glückwunsch: Sie haben Ihr Projekt erfolgreich beendet!


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